Covalence peut vous apporter une aide et un soutien :
Covalence peut vous accompagner :
Il s'agit là de traduire, au travers des achats centralisés des fournitures de bureau et des petits équipements, la satisfaction des besoins des utilisateurs, grâce à une connaissance fine de leurs métiers, tout en réalisant des économies d'échelle.
Pour ce faire des fournisseurs sont référencés et régulièrement mis en concurrence.
De nouveaux modes d'organisation des livraisons ont été initiés en 2012 afin de mieux satisfaire les organismes et leurs collaborateurs. Les circuits de demande d'achats ont été de même révisés pour assurer la continuité du service.
Les principaux dossiers traités ont porté sur :
La mise en concurrence du dossier de location des véhicules a permis aux organismes adhérents de minorer le prix de leur location et d'adapter le parc aux besoins exprimés.
Elle a concerné 47 véhicules, qui seront livrés mi-mars 2013 sur site et qui bénéficient d'une franchise de 300 € sur les éventuels dommages constatés lors de leur restitution.La durée du contrat est de 12 mois.
Quatre constructeurs ont été sélectionnés :
Peugeot et Toyota ont répondu à l'ensemble du cahier des charges, une comparaison a été réalisée entres des véhicules diesel et hybride (Toyota). Peugeot a été retenu, Toyota ayant été amené à rappeler récemment des véhicules pour des problèmes techniques. Afin de mieux répondre à nos objectifs de développement durable, il sera opportun, à terme, de tester de nouveaux produits.
L'hébergement se situe à Montigny-le-Bretonneux. Le data center est sécurisé et respectueux de l'environnement.
Il se caractérise par :
Les équipements de Synergie devront être conformes aux normes européennes et avoir une alimentation électrique redondante sur deux voies.
Sont inclus des services de proximité :
Ce changement dans l'organisation de l'informatique des membres de Covalence conduit à une meilleure sécurisation des données, à des économies d'échelle : suppression de contrats d'entretien des climatisations, réduction de la consommation énergétique...
La logistique est l'activité qui a pour objet de gérer les flux physiques d'une organisation, dans le but de mettre à disposition les ressources correspondant aux besoins et ce, aux conditions économiques et pour une qualité de service déterminées, dans des conditions de sécurité et de sûreté satisfaisantes.
Il s'agit d'un secteur qui traite au quotidien des besoins de l'organisation et des collaborateurs. Il concerne notamment des domaines aussi variés que :
Plus généralement cette fonction demande aux collaborateurs en charge de cette activité d'être à l'écoute des besoins des collaborateurs et des organismes ; d'être en capacité à la fois de se mobiliser avec une grande réactivité et parallèlement de prendre la hauteur nécessaire pour déterminer les priorités.
Cette fonction, parfois ingrate, s'inscrit dans le quotidien de nos organisations. Elle leur permet de mobiliser les ressources dont elles ont besoin.
Elle demande à ce que le sens du service soit intégré et suppose une écoute active des acteurs.
En 2012 une nouvelle organisation a été mise en place avec une séparation des missions du référent informatique et logistique afin de mieux répondre à ces spécificités.
Néanmoins le fait que le collaborateur ne soit pas présent quotidiennement sur chaque site, ne permet pas de répondre d'une manière satisfaisante aux demandes d'intervention tant pour la gestion des locaux que des véhicules.
Suite à la démission d'un membre du personnel, un recrutement a été effectué dans le cadre d'un CDD. Il n'a pas été renouvelé, l'Udaf du Val-de-Marne ne souhaite plus contribuer à ce centre de coût. Une nouvelle organisation sera mise en place en 2013 afin de maintenir la continuité du service pour l'Udaf de l'Essonne.
Covalence a assuré tout au long de l'année l'administration des systèmes et l'interface avec le GIE Synergie.
Le groupement a poursuivi son action en matière de sécurité de manière à assurer l'intégrité du système et sa mise à disposition permanente. Un nouveau serveur a été mis en place afin d'intégrer l'augmentation du volume des données et des échanges liés à l'arrivée de l'Udaf de Seine-Saint-Denis. Suite à l'étude menée en 2011, le bureau a validé l'externalisation des salles informatiques et le regroupement au sein d'un Datacenter afin de mieux répondre à des exigences de sécurité, de service aux usagers et bénéficier d'économies d'échelle à terme. Synergie a comparé l'offre du data center de Bouygues avec celle de Complétel.
Les serveurs qui hébergent les données du logiciel métier des différents adhérents de ce groupement, sont installés historiquement sur le site de Val de Reuil et géré par Complétel.
L'offre de Bouygues a été retenue, car elle s'inscrit d'une part dans le cadre d'une offre globale, et d'autre part permet de bénéficier d'une mise en concurrence pour cette prestation pour les futurs adhérents de Synergie et donc à terme de minorer notre coût.
La refonte du réseau informatique des différents adhérents du groupement a simplifié la gestion des accès aux données des différents sites. La création d'une « forêt » commune contribue à une amélioration de la communication et à un partage de l'information plus aisé.
L'Udaf du Val-de-Marne et l'Udaf de l'Essonne sont équipés en totalité de « clients légers ». Cette décision a permis d'alléger la maintenance sur site et fiabilise la mise à disposition et l'harmonisation des outils informatiques.
La mise en place de la fibre optique a permis de supprimer le lien entre le site de Boissy et Evry. Celui entre le site de Bobigny et Evry sera résilié courant 2013, suite au déploiement de la fibre sur ce site. Elle permet une meilleure adaptation de la taille des liaisons entre les sites et un développement des communications basées sur la vidéo conférence, système qui sera déployé au cours du premier semestre 2013.
La solution retenue intégrant la technologie « Centrex » a été déployée sur le site de l'Udaf de l'Essonne en avril 2012 et le site de l'Udaf du Val-de-Marne en septembre 2012 compte tenu du retard pris dans la livraison de la fibre lié aux travaux d'aménagement dans Boissy-Saint-Léger. L'externalisation des serveurs a été réalisée fin septembre en collaboration avec les équipes de Synergie. Ce déploiement a été effectué dans un souci d'interrompre au minimum l'accès aux informations et au logiciel métier.