Année 2012

1. L'intégration de l'Udaf de Seine Saint Denis :

L'adhésion de ce nouveau membre en 2011 avait supposé différentes opérations :

• le transfert des bases de données comptables sur le serveur de Covalence ;
• l'uniformisation du plan comptable selon le plan comptable utilisé par les autres membres ;
• la création d'une comptabilité analytique basée sur des clés de répartition attachées au type de charge, qui permet de ventiler les dépenses dans les trois sections d'activité ;
• la création des tableaux de suivi budgétaire, de trésorerie ;
• la mise en place de procédures pour les paiements des factures, le suivi des encaissements.

Au cours de l'exercice 2012, un travail d'analyse a été conduit afin d'analyser la pertinence des outils mis en place, ce qui a conduit à une refonte du tableau de suivi de la trésorerie, et à la modification de certaines clés de répartition.

2. Les outils de suivi

En 2012 des tableaux de bord ont été circularisés aux membres afin de mesurer les écarts entre le budget et le réalisé par section d'activité ainsi que des tableaux de suivi des investissements dans le cadre du plan global de financement pluriannuel. Les informations à communiquer ont été revues afin de prendre en compte le besoin d'informations financières de chaque membre.

Ces tableaux de suivi des investissements régulièrement communiqués aux directions des Udaf, au président et au trésorier de Covalence contribuent à veiller à l'équilibre des bilans financiers et plus particulièrement à celui du fonds de rou-lement d'investissement.
Différents outils de suivi ont été mis en place au sein de l'équipe, afin de mieux coordonner le travail. Les procédures existantes ont été revues, et de nouvelles ont été élaborées.

3. Les budgets de fonctionnement et la préparation des dotations globales de financement

• Covalence a réalisé l'arrêté des comptes 2012 et élaboré le budget 2013 pour les organismes adhérents et pour l'association elle-même. Le groupement a en outre accompagné les directions dans l'élaboration des documents suivants :
• les rapports budgétaires ;
• les rapports financiers ;
• les documents pour la dotation globale de financement ;
• les présentations pour les assemblées générales, conseils d'administration, bureaux, commissions dédiées.

Covalence a été associé aux organes de réflexion des organismes en matière de gestion et notamment à la commission technique de l'Udaf du Val-de-Marne et à la commission budget-finances de l'Udaf de l'Essonne.